Zásady zpracování osobních údajů (GDPR)

Czech Virus Gym

Účinné od: 31. 8. 2026

Úvodem

Vážíme si důvěry, se kterou nám svěřujete své osobní údaje, a věnujeme jejich ochraně náležitou pozornost. V tomto dokumentu Vám srozumitelně popisujeme, jaké údaje o Vás zpracováváme, proč to děláme, na základě čeho, jak dlouho si je ponecháváme, komu je můžeme zpřístupnit a jaká práva vůči nám máte.

Zpracování probíhá v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR”) a se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Správcem Vašich osobních údajů je:

Czech Virus Gym s.r.o., IČO: 07051450, se sídlem Hády 1098/5a, 614 00 Brno-Maloměřice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn. C 105842 (dále jen „my” nebo „správce”).

Provozovna:

Czech Virus Gym, Kubíčkova 1080/6, 635 00 Brno-Bystrc

Kontakt ve věcech ochrany osobních údajů:

Nejmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů, protože nám to zákon neukládá. Veškeré dotazy tedy směřujte na kontakty uvedené výše.

A/ Uzavření a plnění smlouvy — členství, permanentky, jednorázové vstupy

1. Účel zpracování

Osobní údaje zpracováváme proto, abychom s Vámi mohli uzavřít smlouvu o poskytování služeb (členství, permanentka, kredit, jednorázový vstup), vedli Vaši zákaznickou evidenci, evidovali čerpání a zůstatek Vašich vstupů, vyřizovali platby, reklamace a žádosti o pozastavení permanentky, komunikovali s Vámi o provozních záležitostech (změna otevírací doby, uzavření provozovny, změna rozvrhu lekcí) a plnili naše účetní a daňové povinnosti.

2. Právní základ

  • plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) — u údajů nezbytných k tomu, abychom Vám službu vůbec mohli poskytnout;
  • plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) — zejména povinnosti dané zákonem o účetnictví a zákonem o dani z přidané hodnoty;
  • oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) — pro určení, výkon a obhajobu našich právních nároků, například při vymáhání dlužné částky nebo náhrady škody.

Poskytnutí těchto údajů je smluvním požadavkem. Nemáte povinnost nám je poskytnout, bez nich s Vámi však nemůžeme smlouvu uzavřít.

3. Kategorie zpracovávaných údajů

  • jméno a příjmení, případně akademický titul
  • datum narození (u nezletilých klientů rovněž údaje zákonného zástupce)
  • e-mailová adresa a telefonní číslo
  • adresa bydliště, je-li to pro daný typ smlouvy potřeba
  • u podnikajících osob obchodní firma, IČO a DIČ
  • číslo členského účtu, číslo čipu nebo přístupového média
  • údaje o zakoupených službách, platbách, jejich způsobu a stavu, bankovní spojení
  • historie vstupů, rezervací lekcí a jejich rušení
  • fotografie v členském profilu, pokud jste ji poskytli
  • obsah naší vzájemné komunikace týkající se smluvního vztahu

Zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR v rámci tohoto zpracování nezpracováváme. Pokud nám sami z vlastní vůle sdělíte informace o svém zdravotním stavu (například zranění, se kterým se ohlížíte při tréninku), zaznamenáváme je pouze tehdy, je-li to pro poskytnutí služby nezbytné, a to na základě Vašeho výslovného souhlasu.

4. Doba uchování

Údaje uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu 4 let od jeho ukončení, což odpovídá obecné promlčecí lhůtě pro uplatnění vzájemných nároků. Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy, tedy 5 let u účetních dokladů a 10 let u dokladů souvisejících s DPH.

Vede-li se soudní, správní nebo jiné řízení, uchováváme dotčené údaje po dobu tohoto řízení a po dobu nezbytnou k výkonu z něj plynoucích práv.

Údaje, které nepodléhají žádné zákonné ani archivační lhůtě a které již nejsou potřebné k uplatnění či obraně nároků, bez zbytečného odkladu likvidujeme.

5. Příjemci

Přístup k Vašim údajům mají pouze naši pověření zaměstnanci, kteří jsou vázáni mlčenlivostí. Dále je můžeme předat těmto kategoriím zpracovatelů a příjemců:

  • provozovateli členského a rezervačního systému Membex, v souvislosti s jehož provozem je zpracováním osobních údajů pověřena společnost Datlink s.r.o., IČO: 27970485, se sídlem Adélova 2609/8, 301 00 Plzeň
  • poskytovateli platební brány a zpracovatelům plateb
  • externí účetní a daňové kanceláři
  • poskytovatelům IT služeb, hostingu a datových úložišť
  • poskytovatelům partnerských programů MultiSport a Benefit Plus, a to v rozsahu nezbytném pro ověření Vašeho oprávnění ke vstupu
  • naší pojišťovně při řešení pojistné události
  • advokátní kanceláři, inkasní agentuře nebo daňovému poradci, je-li to potřeba
  • orgánům veřejné moci, ukládá-li nám to právní předpis

S každým zpracovatelem máme uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR. Požádáte-li nás o to, sdělíme Vám konkrétní totožnost příjemců, kterým byly Vaše osobní údaje zpřístupněny.

Údaje jednoho návštěvníka neposkytujeme jinému návštěvníkovi, a to ani v souvislosti s uplatněním nároku na náhradu škody či újmy, ledaže k tomu dotčená osoba udělí souhlas nebo nám to ukládá právní předpis či rozhodnutí orgánu veřejné moci.

6. Předání mimo EU

Vaše osobní údaje zpracováváme především na území Evropské unie. Členský a rezervační systém, účetní agenda i webové stránky jsou provozovány v rámci EU.

U některých nástrojů, které používáme pro provoz webu, analytiku a propagaci na sociálních sítích, může docházet k předání údajů do Spojených států amerických. K takovému předání dochází výhradně na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany (rámec EU-US Data Privacy Framework), případně na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí. Do jiných třetích zemí ani mezinárodním organizacím Vaše údaje nepředáváme.

B/ Vstupový systém a evidence návštěv

1. Účel zpracování

Vstupový systém používáme k ověření Vašeho oprávnění ke vstupu, k odečtení vstupu z permanentky nebo kreditu, k ochraně před zneužitím členství jinou osobou, ke sledování aktuální obsazenosti provozovny a k evidenci osob přítomných v prostorách pro případ mimořádné události.

2. Právní základ

Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a náš oprávněný zájem na ochraně majetku a na tom, aby zakoupené členství využívala pouze oprávněná osoba (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

3. Kategorie zpracovávaných údajů

Identifikátor členství nebo čipu, datum a čas vstupu a odchodu, označení provozovny, případně číslo přiděleného zámku či skříňky.

4. Doba uchování

Záznamy o vstupech a rezervacích jsou součástí Vašeho zákaznického účtu v členském systému a jsou vedeny po celou dobu jeho existence. Po zrušení účtu se likvidují ve lhůtách uvedených v článku A odst. 4 těchto zásad.

O zrušení účtu můžete kdykoli požádat na kontaktech uvedených v úvodu těchto zásad. Potřebnost vedení neaktivních účtů rovněž pravidelně posuzujeme a účty, u nichž již pro vedení není důvod, rušíme.

C/ Kamerový systém se záznamem

1. Účel zpracování

Vybrané prostory našich provozoven jsou monitorovány kamerovým systémem se záznamem. Jeho účelem je ochrana zdraví a bezpečí klientů i zaměstnanců, ochrana majetku klientů i našeho majetku, prevence krádeží a poškozování vybavení a objasňování mimořádných událostí, zejména úrazů a škodních událostí.

Monitorovány jsou vstupní prostor a recepce, prostor šatních skříněk u recepce a cvičební plochy. Kamery nejsou umístěny v šatnách, sprchách ani na toaletách.

2. Právní základ

Náš oprávněný zájem na ochraně majetku, zdraví a bezpečnosti osob (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Před zavedením systému jsme provedli test proporcionality a vyhodnotili, že tento zájem převažuje nad zájmy a právy monitorovaných osob.

O monitorování informujeme čitelnými piktogramy a informačními tabulkami umístěnými u vstupu do provozovny a v monitorovaných prostorách.

3. Kategorie zpracovávaných údajů

Obrazový záznam podoby osoby, jejího chování a pohybu v monitorovaném prostoru, datum a čas záznamu. Zvuk nezaznamenáváme.

4. Doba uchování

Běžný záznam se automaticky přemazává po uplynutí 14 dnů. Zachytí-li záznam konkrétní incident, například úraz, krádež nebo poškození vybavení, může být příslušná část oddělena od běžného záznamového cyklu a uchována po dobu nezbytnou k objasnění události, řešení pojistné události a k uplatnění či obhajobě právních nároků.

Došlo-li k úrazu nebo jiné mimořádné události, můžete požádat o zajištění příslušného záznamu. Žádost je nutné podat bezodkladně, nejpozději před uplynutím čtrnáctidenní doby uchování. O způsobu vydání záznamu rozhodujeme s ohledem na ochranu soukromí ostatních zaznamenaných osob.

5. Příjemci

Omezený okruh pověřených osob na naší straně, poskytovatel servisu kamerového systému, pojišťovna při likvidaci pojistné události, Policie ČR a další orgány veřejné moci.

D/ Obchodní sdělení a marketing

1. Účel zpracování

Chceme Vás informovat o novinkách v našich provozovnách, o akcích, změnách v rozvrhu lekcí, o zvýhodněných nabídkách členství a doplňků výživy a o soutěžích, které pořádáme.

2. Právní základ

  • Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) — jste-li naším zákazníkem, můžeme Vám na e-mail zasílat nabídky vlastních obdobných služeb. Odběr můžete kdykoli ukončit, a to odkazem v každé zprávě nebo zprávou na náš kontaktní e-mail.
  • Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) — pokud jste naším zákazníkem nebyli a k odběru novinek jste se přihlásili sami. Souhlas můžete kdykoli odvolat, aniž je tím dotčena zákonnost dosavadního zpracování.

3. Kategorie zpracovávaných údajů

Jméno a příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, údaj o tom, jaké naše služby využíváte, a údaje o interakci s našimi sděleními, tedy zda byla zpráva otevřena či zda jste v ní klikli na odkaz.

4. Doba uchování

Do odvolání souhlasu nebo do vznesení námitky, nejdéle však 3 roky od posledního využití našich služeb. Po odhlášení si ponecháváme pouze Vaši e-mailovou adresu na seznamu odhlášených, abychom Vám omylem neposlali další zprávu.

5. Příjemci

Poskytovatel e-mailingového nástroje, provozovatel členského systému a případná marketingová agentura.

6. Fotografie a videa z provozovny

Pořizujeme-li v provozovně fotografie nebo videa pro propagační účely, například pro sociální sítě, děje se tak na základě Vašeho souhlasu, který si vyžádáme před pořízením záznamu. O plánovaném focení či natáčení Vás předem informujeme na recepci a na sociálních sítích. Souhlas je zcela dobrovolný a jeho neudělení nemá žádný vliv na využívání našich služeb.

E/ Návštěva webových stránek czechvirusgym.cz

Při běžné návštěvě našich stránek zpracováváme pouze údaje, které Váš prohlížeč automaticky odesílá na server.

1. Účel a právní základ

Údaje zpracováváme, aby se stránky správně a bezpečně zobrazovaly, abychom mohli odhalit a odvrátit útoky a technické závady a abychom rozuměli tomu, jak jsou stránky používány. Právním základem je náš oprávněný zájem na provozu a zabezpečení webu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

2. Kategorie zpracovávaných údajů

IP adresa, datum a čas přístupu, adresa stránky, ze které jste přišli, adresa URL navštívené stránky, kód odpovědi HTTP, objem přenesených dat, typ a verze prohlížeče a operačního systému.

3. Doba uchování

Serverové protokoly uchováváme po dobu nezbytnou pro zajištění bezpečnosti a stability provozu, nejdéle však 6 měsíců, poté jsou automaticky mazány.

4. Příjemci

Poskytovatel hostingu a správce webových stránek.

F/ Soubory cookies

Cookies jsou malé textové soubory, které se ukládají ve Vašem prohlížeči, když navštívíte webovou stránku. Umožňují stránce zapamatovat si informace o Vaší návštěvě, například zvolený jazyk nebo obsah rezervace.

Používáme tyto kategorie cookies:

  • Nezbytné — bez nich web nefunguje. Zajišťují například přihlášení do členské sekce, průchod rezervačním formulářem a zapamatování Vaší volby ohledně cookies. Ukládají se na základě našeho oprávněného zájmu a nelze je odmítnout.
  • Analytické — pomáhají nám zjistit, které stránky návštěvníky zajímají a kde web nefunguje dobře. Ukládají se pouze s Vaším souhlasem.
  • Marketingové — umožňují zobrazovat Vám relevantní reklamu na jiných stránkách a měřit její účinnost. Ukládají se pouze s Vaším souhlasem.

Souhlas s analytickými a marketingovými cookies udělujete prostřednictvím lišty, která se zobrazí při první návštěvě webu. Své nastavení můžete kdykoli změnit prostřednictvím nastavení cookies na našem webu nebo přímo v nastavení svého internetového prohlížeče, kde lze již uložené cookies smazat a jejich další ukládání zakázat. Odmítnutím některých cookies může být omezena část funkcí webu.

K měření návštěvnosti a k propagaci našich služeb využíváme nástroje třetích stran, zejména Google Analytics společnosti Google a reklamní a měřicí nástroje společnosti Meta Platforms (Facebook, Instagram). Tyto nástroje mohou předávat údaje mimo Evropskou unii; podmínky takového předání jsou popsány v článku A odst. 6 těchto zásad.

G/ Kontaktní formulář, e-mail a sociální sítě

Kontaktujete-li nás prostřednictvím formuláře na webu, e-mailem, telefonicky nebo zprávou na sociální síti, zpracováváme údaje, které nám sami sdělíte, a to za účelem vyřízení Vašeho dotazu, podnětu či stížnosti, případně za účelem sjednání smluvního vztahu.

Právním základem je náš oprávněný zájem na vyřízení Vašeho požadavku a na péči o klienty (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), případně provedení opatření před uzavřením smlouvy na Vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

Zpracováváme jméno a příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo a obsah Vaší zprávy. Komunikaci uchováváme po dobu 2 let od jejího ukončení, jde-li o stížnost nebo reklamaci, pak po dobu odpovídající promlčecím lhůtám.

U komunikace na sociálních sítích upozorňujeme, že provozovatel dané platformy zpracovává Vaše údaje jako samostatný správce podle vlastních podmínek, na které nemáme vliv.

H/ Vaše práva

Ve vztahu ke všem zpracováním popsaným v článcích A až G máte následující práva:

Právo na přístup k osobním údajům. Můžete nás požádat o potvrzení, zda Vaše údaje zpracováváme, a pokud ano, o přístup k nim a k informacím o zpracování. Podáte-li žádost elektronicky, poskytneme Vám informace v elektronické podobě. Za další kopie si vyhrazujeme právo účtovat přiměřený poplatek odpovídající administrativním nákladům.

Právo na opravu. Zjistíte-li, že o Vás vedeme nepřesný nebo neúplný údaj, můžete žádat jeho opravu nebo doplnění. U kamerového záznamu se toto právo z povahy věci neuplatní.

Právo na výmaz. V případech předvídaných GDPR můžete žádat, abychom Vaše údaje smazali — například pokud již nejsou potřebné k účelu, pro který jsme je získali, nebo pokud jste odvolali souhlas a jiný právní základ neexistuje. U kamerového záznamu Vaší žádosti vyhovíme, pokud záznam nezachycuje mimořádnou událost, kterou potřebujeme doložit.

Právo na omezení zpracování. Můžete žádat, abychom s Vašimi údaji dočasně pouze nakládali v uloženém stavu, a to pokud popíráte jejich přesnost, pokud je zpracování protiprávní a Vy nechcete výmaz, pokud je již nepotřebujeme, ale Vy je potřebujete pro své právní nároky, nebo pokud jste vznesli námitku a my ji dosud neposoudili.

Právo vznést námitku. Zpracováváme-li Vaše údaje na základě oprávněného zájmu, můžete proti tomu vznést námitku. Vzneste-li námitku proti přímému marketingu, přestaneme Vaše údaje pro tento účel zpracovávat okamžitě a bez dalšího posuzování.

Právo na přenositelnost. U údajů, které zpracováváme automatizovaně na základě souhlasu nebo smlouvy, máte právo je od nás získat ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat je jinému správci. Na kamerové záznamy se toto právo nevztahuje.

Právo odvolat souhlas. Souhlas, který jste nám udělili, můžete kdykoli odvolat. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování před odvoláním.

Právo podat stížnost. Domníváte-li se, že jsme při zpracování Vašich údajů porušili právní předpisy, můžete podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz. Vždy nás ale můžete oslovit nejprve přímo — žádost stačí poslat na jirka@czechvirusgym.cz nebo podat osobně na recepci.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejího doručení. Je-li žádost složitá nebo obdržíme-li žádostí větší počet, můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení Vás vyrozumíme. Před vyřízením žádosti si ověříme Vaši totožnost, abychom nepředali údaje nesprávné osobě.

I/ Zabezpečení a automatizované rozhodování

Přijali jsme technická a organizační opatření odpovídající povaze zpracování — zabezpečený přístup k systémům, správu přístupových oprávnění, šifrování přenosu dat, pravidelné zálohování, uzamčení listinné dokumentace a proškolení zaměstnanců, kteří jsou vázáni mlčenlivostí.

Dojde-li k porušení zabezpečení Vašich osobních údajů, které bude pravděpodobně znamenat vysoké riziko pro Vaše práva a svobody, budeme Vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.

Při zpracování nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování ani k profilování s právními účinky pro Vaši osobu.

J/ Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat, například změníme-li rozsah služeb nebo použité technologie. Aktuální znění je vždy dostupné na czechvirusgym.cz a na recepci našich provozoven. O podstatných změnách Vás budeme informovat.

Czech Virus Gym s.r.o.